Ollie – wie aus „Deal gewonnen“ endlich „Startklar“ wurde.

Eine einfache Geschichte über volle To-do-Listen nach dem Abschluss – und Andrews Frage: „Warum feiern wir den Sieg, wenn danach Chaos beginnt?“

Wie alles begann (aka: „Wir wollten nur kurz übergeben…“)

Montag, 09:07. Zwei neue Aufträge, gute Laune – und plötzlich Stille im Teamchat. Zwei Nachrichten, gleichzeitig:

Lea, macht im Vertrieb den Sack zu: „Rechnung schreiben, Daten einsammeln, wer schickt die Willkommensmail?“

Ben, Projektmanager: „Mir fehlt alles für den Start. Namen, Zugänge, Scope. Wer fängt an?“

Zwischen „Kann das mal jemand machen?“ und „Wer schreibt den Kunden?“ fiel der Name, leise aber klar: Ollie.

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Kapitel 1: Lea und das Nachfassen

Vor Ollie sah Leas Woche so aus:

• Rechnung basteln. „Welche Vorlage war’s?“
• Zahlung checken. „Schon da? Sonst erinnern.“
• Formular schicken. „Wer ist Ansprechpartner? Was brauchen wir?“
• Willkommensmail. „Klingt das persönlich genug?“

Mit Ollie wurde es simpel: Schicken, prüfen, sammeln – automatisch.

Rechnung raus, Zahlung im Blick, fehlende Angaben freundlich nachgefragt, alles an einem Ort.

Lea: „Ich kümmere mich wieder um Deals – nicht um Copy-Paste.“

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Kapitel 2: Ben und der leere Workspace

Ben mag sauberen Start. Vorher: leere Boards, lose Docs, zehn Tabs.

Mit Ollie kam er morgens rein – und da war es:

• Projekt angelegt.
• Aufgabenliste drauf.
• Rollen vergeben, Fälligkeiten drin.
• Erster Meilenstein vorbereitet.
• Ben: „Ich starte im Projekt, nicht im Setup.“

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Kapitel 3: Was Ollie eigentlich tut (ohne Zauberwörter)

Ollie macht nichts Lautes – nur das Wichtige, in Ruhe:

• Schickt Rechnung oder Zahlungslink und schaut nach, ob das Geld da ist.
• Fragt strukturierte Infos ab: wer zuständig ist, was gebraucht wird, welche Zugänge fehlen.
• Richtet das Projekt im Tool ein – so, wie ihr es haben wollt.
• Begrüßt den Kunden mit einer klaren, freundlichen Mail und den ersten Schritten.
• Meldet: „Alles bereit.“ Kurz. Verständlich. Dokumentiert.
• Am Ende steht ein Gefühl: „Los geht’s.“

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Kapitel 4: Kleine Pannen, große Lernmomente

Am Anfang vertauschte Ollie einmal das Paket – zu viel, zu früh. Ein anderes Mal fehlte das Firmenlogo.

Seitdem gilt: Wenn etwas unklar ist, fragt Ollie nach. Wenn etwas alt wirkt, markiert er „bitte prüfen“.

Die Regel bleibt: Ihr gebt frei. Dann passt es.

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Kapitel 5: Messe-Andrew und das „jetzt sofort“

Andrew liebt Tempo. Früher: Kartenstapel, Fotos vom Stand, „Später onboarden“.

Heute: „Ollie, neuer Kunde – start bitte.“

Noch auf dem Rückweg bekommt der Kunde eine warme Willkommensmail, das Team ein kurzes Update, und abends ist nichts „irgendwo“. Es ist fertig.

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Kapitel 6: Drei Alltagsszenen, die seit Ollie anders sind

Marketingagentur: Früher 90 Minuten Setup pro Kunde. Heute: „Briefing, dann kreativ.“

E-Learning: Früher Teilnehmer einzeln freischalten. Heute: „Zugang, Kurs, Hallo – läuft.“

Beratung: Früher Verträge, Ordner, Rechte, Listen. Heute: „Ordnung ab Minute eins.“

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Fazit (ohne großes Tamtam)

Wir haben Ollie gebaut, weil Start klarer ist als Stau.

Weil Zeit nach dem Abschluss das Wertvollste ist.

Weil „einfach“ oft genau richtig ist.

Ollie macht aus „Wer fängt an?“ ein „Ist schon dran.“

Aus verstreuten To-dos wird ein fließender Start.

Aus „morgen“ wird heute.

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PS: Was Ollie nie vergisst

• Deinen Ton in der Willkommensmail.
• Deine Reihenfolge im Prozess.
• Deine Standards, sauber dokumentiert.

Wenn du wieder zwei neue Aufträge feierst und denkst „Oh nein, das Onboarding“ – sag einfach:

„Ollie, übernimm.“

Der Rest passt, bevor der Kaffee kalt wird.

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