Heike – wie aus Papierstapeln ein Suchfeld wurde.

Eine ehrliche Geschichte über E-Mail-Anhänge ohne Namen, überfüllte Download-Ordner, Poststapel im Flur – und die Erkenntnis, dass Aufräumen kein Projekt sein muss, sondern ein Gespräch.

Wie alles begann (aka: „Wir wollten nur kurz aufräumen…“)

Es war einer dieser Montage, an denen „Ich schick’s dir gleich“ sich in fünf Versionen derselben Datei verwandelt. Zwei Dinge passierten gleichzeitig:

 
1. Karo, Buchhaltung mit Adlerblick: „Ich hab alle Rechnungen – irgendwo. Manche im Posteingang, manche in Downloads, manche im Briefkorb. Frag mich nach einer und ich brauch Kaffee.“
 
2. Jonas, Projektleiter mit gutem Gedächtnis, aber ohne System: „Ich finde Verträge nach Bauchgefühl. Und mein Bauch hat keine Volltextsuche.“

Zwischen „Wir müssen das mal richtig strukturieren“ und „Dafür haben wir nie Zeit“ fiel ein Name: Heike.

Kapitel 1: Die Zettelwirtschaft

 
• Dateien mit Namen wie Scan_9384.pdf und Rechnung_final_final2.pdf
 
• E-Mails, die irgendwo „Wichtig!“ heißen, aber nicht wiederzufinden sind
 
• Ein Poststapel, der jeden Morgen ein bisschen krummer wirkt
 
• Und die Frage: „Wo legen wir das hin?“ – jedes Mal von vorn

Heike hörte sich das an und sagte nur: „Redet mit mir so, wie ihr Kolleg:innen bittet – den Rest mach ich.“

Kapitel 2: Der Eingangskorb

Heike stellte eine einfache Regel auf: Alles hat einen Eingang.

 
• E-Mail? „Leite weiter an mich – ich mach daraus eine ordentliche PDF.“
 
• Papier? „Einmal scannen – am besten mit der Google-Drive-App. Ich hol’s mir.“
 
• Datei-Chaos? „Pack’s in /_Eingang_Scans – ich sortiere.“

Ab da passierte etwas Merkwürdiges: Der Flur wurde leerer. Die Köpfe auch.

Kapitel 3: Namen, die man versteht

Heike legte eine Sprache fest, die keine Erklärung braucht:

Jahr-Monat-Tag_Art_Kunde/Beschreibung_Belegnr.pdf

Zum Beispiel: 2025-11-01_Rechnung_MusterGmbH_1234.pdf

Sie fragte einmal: „Kunde oder Buchhaltung?“ – und merkte sich die Antwort. Sie fragte einmal: „Projekt Atlas oder Rahmenvertrag?“ – und merkte sich auch das. Ab dann war es Routine. Freundliche, leise Routine.

Kapitel 4: Der Scanner-Moment

Karo schob die Post durch den Scanner. Jonas hielt sein unterschriebenes Original drüber. Heike machte daraus saubere PDFs, lesbar und durchsuchbar, legte sie in die richtigen Ordner, setzte kleine Notizen dran – und meldete sich nur, wenn etwas wirklich unklar war.

„Heike, das ist Kunde Seidel.“ – „Alles klar, landet unter Kunden/Seidel/Verträge.“
„Heike, das ist nur eine Quittung.“ – „Schon im Buchhaltung/2025/11.“

Kapitel 5: Die 30-Sekunden-Probe

„Heike, find mir das NDA mit Nordlicht, die aktuelle Version.“ – Es dauerte keine 30 Sekunden. Kein Rätselraten, kein „Warte, ich glaub, das war im Teams-Chat“. Nur ein Link, ein Dokument, fertig.

„Zeig mir alle Rechnungen Oktober, und die mit offenem Status nach oben.“ – Da waren sie. In Reihenfolge. Mit Sinn.

Was blieb

 
• Weniger Fragen, mehr Antworten
 
• Weniger Suchen, mehr Arbeiten
 
• Weniger Stapel, mehr Überblick

Heike ist kein Ordner. Heike ist ein Gespräch, das Ordnung macht. Sag einfach: „Heike, verarbeite die neuen Scans.“ Und aus Zetteln, Mails und Scans wird ein aufgeräumtes, durchsuchbares Archiv – genau dort, wo ihr es braucht.